Onko intranetille tarvetta?

Nykymaailmassa, jossa pilvipalvelut, sosiaalinen media ja erilaiset viestintäsovellukset ovat jatkuvasti käytössä, voi tuntua siltä, että intranet, yrityksen sisäinen verkkoportaali, olisi vanhentunut työkalu. Monissa organisaatioissa intranet kuitenkin säilyttää tärkeän roolinsa. Sen tarkoitus on tarjota työntekijöille keskeinen paikka, jossa tiedot, resurssit ja työkalut ovat helposti saavutettavissa, ja samalla intranet tukee sisäistä viestintää ja kulttuuria.

Keskeinen viestintäkanava koko organisaatiolle

Intranet toimii keskitettynä viestintäkanavana, jonka avulla organisaatio voi välittää tärkeät tiedot ja ilmoitukset kaikille työntekijöille. Se on paikka, jossa johdon ilmoitukset, ajankohtaiset uutiset ja tiedotteet voidaan jakaa helposti ja tehokkaasti. Tämä on erityisen hyödyllistä suurissa organisaatioissa, joissa henkilöstö on hajautettu useisiin eri toimipisteisiin tai työskentelee etäyhteyksin.

Intranetin etu verrattuna sähköposteihin tai chat-sovelluksiin on siinä, että kaikki tärkeä tieto on yhdessä paikassa, josta se on helposti löydettävissä. Tämä vähentää hukkaan menneen viestinnän riskiä ja auttaa varmistamaan, että työntekijät pysyvät ajan tasalla organisaation tärkeimmistä asioista.

Tieto ja resurssit keskitetysti yhdessä paikassa

Yksi intranetin suurimmista eduista on, että se kokoaa yhteen kaikki tarvittavat dokumentit, resurssit ja työkalut. Se toimii keskitettynä alustana, josta työntekijät voivat löytää yrityksen politiikat, ohjeistukset, lomakkeet ja muut tärkeät asiakirjat ilman, että niitä tarvitsee etsiä useista eri järjestelmistä tai pyytää sähköpostitse.

Esimerkiksi HR-prosessit, kuten lomahakemukset, koulutustiedot ja palkanlaskennan asiakirjat, voidaan integroida intranettiin, mikä vähentää hallinnollista työtä ja helpottaa työntekijöiden itsenäistä asioiden hoitamista. Myös projektinhallintatyökalut, raportit ja tietokannat voivat olla helposti saavutettavissa intranetin kautta, mikä tekee siitä merkittävän ajansäästön välineen.

Tukee organisaatiokulttuuria ja työntekijöiden sitoutumista

Intranet voi toimia tärkeänä työkaluna myös organisaatiokulttuurin ylläpitämisessä ja työntekijöiden sitoutumisen vahvistamisessa. Se voi tarjota alustan, jossa jaetaan sisäisiä tarinoita, henkilöstön esittelyjä, onnistumisia ja juhlistetaan yhteisiä saavutuksia. Intranetin sosiaalisen ulottuvuuden avulla työntekijät voivat tuntea itsensä osaksi yhteisöä, vaikka he työskentelisivät eri paikoissa tai etäyhteyksin.

Intranet voi myös tukea tiedon jakamista tiimien ja osastojen välillä, lisätä läpinäkyvyyttä ja auttaa edistämään organisaation yhteisiä arvoja. Näin se toimii tärkeänä viestinnän välineenä myös organisaation yhteisöllisyyden ja kulttuurin rakentamisessa.

Tehostaa yhteistyötä ja tiedon jakamista

Nykyorganisaatioissa tiedon jakaminen ja yhteistyö ovat keskeisiä menestystekijöitä. Intranet voi toimia yhteistyöalustana, jossa työntekijät voivat jakaa tietoa, keskustella projekteista ja tehdä yhteistyötä eri tiimien välillä. Tämän ansiosta intranet voi korvata erillisiä sovelluksia tai työkaluja, jotka voivat hajauttaa tiedonkulkua ja hidastaa työprosesseja.

Esimerkiksi yhteiset projektit, tiimipalaverit ja dokumenttien hallinta voidaan keskittää intranetiin, jolloin kaikilla on pääsy samoihin tietoihin. Tämä helpottaa yhteistyötä ja tekee tiedon jakamisesta sujuvampaa, vähentäen sähköpostikeskustelujen määrää ja parantaen tehokkuutta.

Tietoturva ja pääsynhallinta

Yrityksen sisäinen intranet on turvallinen alusta, jolla voidaan hallita tiedon jakamista ja pääsyä eri resurssien pariin. Erityisesti organisaatioissa, joissa käsitellään arkaluontoista tietoa, kuten henkilötietoja, taloustietoja tai liikesalaisuuksia, intranet tarjoaa luotettavan tavan hallita, kenellä on pääsy tiettyihin tietoihin ja asiakirjoihin.

Intranet mahdollistaa myös pääsynhallinnan, mikä tarkoittaa, että eri osastoille tai käyttäjäryhmille voidaan myöntää pääsy vain heille tarkoitettuihin tietoihin. Tämä parantaa tietoturvaa ja auttaa noudattamaan erilaisia sääntelyvaatimuksia.

Integroituu muihin järjestelmiin

Nykyaikainen intranet ei ole erillinen työkalu, vaan se voidaan integroida moniin muihin järjestelmiin, joita organisaatio käyttää, kuten CRM-järjestelmiin, HR-ohjelmistoihin, asiakirjojen hallintajärjestelmiin ja projektinhallintatyökaluihin. Tämä tekee siitä tehokkaan ja joustavan alustan, joka yhdistää erilaiset järjestelmät ja tarjoaa yhden käyttöliittymän työntekijöille.

Kun intranet toimii keskuksena, johon kaikki muut järjestelmät on integroitu, työntekijöiden ei tarvitse siirtyä jatkuvasti eri sovellusten välillä, vaan he voivat suorittaa suurimman osan työtehtävistään yhdestä paikasta. Tämä vähentää sekaannusta ja parantaa tuottavuutta.

Skaalautuva ja joustava ratkaisu

Intranetit voivat kehittyä organisaation mukana ja mukautua sen muuttuvien tarpeiden mukaan. Ne tarjoavat joustavan alustan, johon voidaan lisätä uusia toimintoja ja ominaisuuksia tarpeen mukaan. Esimerkiksi intranetiin voidaan lisätä uusia osioita ja työkaluja, kun organisaatio kasvaa, tai päivittää nykyisiä palveluita ja resursseja vastaamaan paremmin työntekijöiden tarpeita.

Tämä tekee intranetistä pitkäaikaisen investoinnin, joka voi kehittyä ja muuttua organisaation tarpeiden mukaan, toisin kuin monet yksittäiset sovellukset tai alustat, jotka voivat menettää merkityksensä ajan myötä.

Parantaa työntekijöiden itseohjautuvuutta

Intranet tarjoaa työntekijöille mahdollisuuden hoitaa monia arkisia tehtäviä itseohjautuvasti. Esimerkiksi lomahakemukset, palkkalaskelmat, työajan seuranta ja koulutuksiin ilmoittautuminen voidaan hoitaa intranetin kautta, mikä vähentää HR-osaston työkuormaa ja parantaa työntekijöiden kokemusta.

Kun työntekijät voivat itse etsiä tarvitsemansa tiedon tai suorittaa omat hallinnolliset tehtävänsä, se lisää heidän itsenäisyyttään ja vähentää byrokratiaa. Tämä parantaa työympäristöä ja tekee arjesta sujuvampaa.

Voidaan siis todeta

Vaikka modernit viestintätyökalut ja digitaaliset alustat kehittyvät jatkuvasti, intranet säilyttää tärkeän roolinsa organisaatioiden sisäisessä toiminnassa. Se tarjoaa keskitetyssä muodossa tärkeät tiedot, työkalut ja viestintäkanavat, jotka ovat kriittisiä jokapäiväisessä työssä. Intranet tukee työntekijöiden itseohjautuvuutta, parantaa viestintää, tehostaa yhteistyötä ja tukee organisaation kulttuuria.

Intranet on edelleen merkittävä investointi organisaatioille, jotka haluavat tarjota työntekijöilleen toimivan, turvallisen ja helposti saavutettavan työkalun.

 

Janne Gylling
janne@goodside.fi
044 750 4444