DesignOps – näin pääset alkuun

DesignOps (Design Operations) on muotoiluprosessien hallinnan ja optimoinnin keino, joka auttaa organisaatioita tehostamaan muotoilutyötä, parantamaan yhteistyötä ja varmistamaan suunnittelun johdonmukaisuuden. Jos muotoilutiimisi on kasvamassa tai huomaat, että suunnittelutyön koordinaatio alkaa tuottaa haasteita, on hyvä hetki pohtia, kuinka aloittaa DesignOps-kyvykkyyden kehittäminen.

Aloita tarpeiden kartoituksesta

Jokaisen organisaation DesignOps-polku on erilainen, joten ennen kuin ryhdyt toimenpiteisiin, on tärkeää kartoittaa nykytilanne ja hahmottaa, missä muotoilutiimisi tai organisaatiosi kohtaa haasteita. Kysy itseltäsi ja tiimiltäsi:

• Missä vaiheissa suunnitteluprosessit hidastuvat tai tökkivät?
• Onko viestintä tiimien välillä tehokasta?
• Ovatko kaikki tiimin jäsenet tietoisia käytettävistä työkaluista ja design-systeemeistä?
• Ovatko suunnittelun standardit ja periaatteet kaikille selkeitä?
• Miten sujuvaa yhteistyö muiden osastojen, kuten kehityksen ja liiketoiminnan kanssa on?

Tämä alkukartoitus auttaa tunnistamaan ne osa-alueet, joihin DesignOps voi tuoda suurimman hyödyn.

Määrittele selkeät tavoitteet

Kun olet kartoittanut tarpeet, aseta selkeät ja mitattavat tavoitteet DesignOpsille. Näihin tavoitteisiin voi kuulua esimerkiksi:

Tehokkuuden parantaminen: Miten voit nopeuttaa suunnitteluprosessia ilman, että laatu kärsii?

Yhtenäisyyden lisääminen: Kuinka varmistat, että eri tiimien suunnittelutyö on yhdenmukaista ja noudattaa organisaation design-systeemejä?

Yhteistyön parantaminen: Miten voit helpottaa tiimien välistä yhteistyötä sekä vähentää pullonkauloja suunnittelun ja kehityksen välillä?

Selkeät tavoitteet auttavat pitämään fokuksen oikeissa asioissa ja tarjoavat mittariston, jonka avulla voit seurata DesignOpsin vaikutuksia.

Valitse oikeat työkalut

Työkalut ovat DesignOpsin selkäranka. Oikeat työkalut auttavat sinua hallitsemaan suunnitteluprosesseja, tekemään tiimityöstä sujuvaa ja varmistamaan, että suunnittelun laatu säilyy korkeana. Tässä muutamia työkaluja ja alustoja, joita kannattaa harkita:

Suunnittelutyökalut: Figma, Sketch ja Adobe XD ovat suosittuja käyttöliittymäsuunnittelun ja yhteistyön työkaluja. Ne tukevat komponenttien uudelleenkäyttöä ja yhteisöllistä suunnittelua.

Prototyyppityökalut: InVision ja Marvel helpottavat vuorovaikutteisten prototyyppien rakentamista ja käyttäjätestauksen suorittamista varhaisessa vaiheessa.

Design-systeemien hallinta: Design-systeemit, kuten InVision DSM tai Figman design-library, auttavat luomaan ja hallitsemaan yhtenäisiä suunnitteluelementtejä ja tyylejä koko organisaation tasolla.

Projektinhallinta: Jira, Trello ja Asana ovat hyviä työkaluja muotoiluprojektien hallintaan, sillä ne auttavat seuraamaan työn etenemistä ja varmistamaan, että eri tiimit toimivat harmonisesti.

Työkalut tulee valita niin, että ne tukevat organisaation tavoitteita ja prosesseja – eivät luo lisää monimutkaisuutta.

Luo ja ylläpidä design-systeemiä

Design-systeemi on olennainen osa DesignOpsia, koska se tarjoaa yhtenäiset periaatteet, komponentit ja tyylit, joita koko organisaatio voi käyttää. Design-systeemin avulla suunnittelijoiden ei tarvitse aloittaa jokaista projektia alusta, vaan he voivat hyödyntää valmiita komponentteja ja muotoilumalleja, mikä säästää aikaa ja vähentää virheitä.

Aloita luomalla peruselementit, kuten värit, typografia, painikkeet ja lomakekentät. Kun nämä ovat valmiina, voit siirtyä monimutkaisempiin komponentteihin ja käyttöliittymän elementteihin. On myös tärkeää, että design-systeemi on elävä dokumentti – sitä päivitetään jatkuvasti ja sen ylläpito on selkeästi määritelty jollekin vastuuhenkilölle tai -tiimille.

Optimoi prosessit ja työnkulku

Muotoiluprosessin virtaviivaistaminen on yksi DesignOpsin tärkeimmistä tehtävistä. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että luot selkeän prosessin siitä, kuinka ideasta edetään valmiiseen suunnitelmaan. Tähän voi kuulua esimerkiksi:

Kickoff-tapaamiset: Aseta selkeä aloitusvaihe, jossa kaikki tiimin jäsenet ovat tietoisia projektin tavoitteista ja reunaehdoista.

Iteratiivinen suunnittelu: Ota käyttöön iteratiivinen lähestymistapa, jossa suunnittelua testataan ja kehitetään jatkuvasti lyhyiden syklisten aikana.

Säännölliset tarkistukset: Järjestä säännöllisiä tarkistuksia, joissa tiimi arvioi suunnittelutyön edistymistä ja tekee tarvittavia korjauksia ajoissa.

Yhteistyökehykset: Selkeät työnkulut yhteistyössä muiden osastojen, kuten kehitystiimien ja markkinoinnin, kanssa varmistavat, että suunnittelu integroituu saumattomasti osaksi laajempaa kehityskulkua.

Ota käyttöön DesignOps-rooleja

Jos organisaatiosi on tarpeeksi suuri, voit harkita DesignOpsille dedikoituja rooleja.

Näitä voivat olla esimerkiksi:

• DesignOps Manager: Tämä henkilö vastaa siitä, että suunnitteluprosessit ja työkalut toimivat tehokkaasti ja tukevat tiimien tavoitteita. Hän myös johtaa design-systeemien ylläpitoa ja varmistaa, että resurssit ovat käytettävissä.
• Design-systeemien ylläpitäjä: Tämä rooli varmistaa, että design-systeemi on ajan tasalla ja että sitä käytetään oikein kaikissa projekteissa.
• Käyttäjäkokemuksen tutkija (UX Researcher): Vaikka tämä ei ole puhtaasti DesignOps-rooli, käyttäjäkokemuksen tutkijat voivat tehdä läheistä yhteistyötä DesignOpsin kanssa varmistamalla, että käyttäjät ovat keskiössä koko suunnitteluprosessin ajan.

Seuraa ja mittaa tuloksia

Kun DesignOps on otettu käyttöön, on tärkeää mitata sen vaikutusta.

Seuraa esimerkiksi:

• Ajansäästöä: Onko suunnittelun läpimenoaika nopeutunut?
• Virheiden vähentymistä: Onko virheiden tai muutospyyntöjen määrä vähentynyt kehitysvaiheessa?
• Yhtenäisyyttä ja laatua: Näyttävätkö suunnittelut yhtenäisiltä ja noudattavatko ne design-systeemiä?
• Tiimityön parantumista: Onko tiimien välinen yhteistyö sujuvampaa ja selkeämpää?

DesignOpsin arvo näkyy ajan mittaan, joten muista tarkastella tuloksia säännöllisesti ja kehittää toimintaa tarpeen mukaan.

Kehitä ja mukauta jatkuvasti

DesignOps ei ole staattinen prosessi, vaan se vaatii jatkuvaa kehittämistä. Kun organisaatiosi kasvaa ja muotoilutarpeet muuttuvat, on tärkeää, että DesignOps mukautuu näihin muutoksiin. Jatkuva iterointi ja parannusten tekeminen takaavat, että DesignOps pysyy relevanttina ja tuottaa arvoa pitkällä aikavälillä.

 

Janne Gylling
janne@goodside.fi
044 750 4444